Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng? Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả? Đó là những câu hỏi mình hay nhận được từ các bạn, đặc biệt là các bạn trẻ. Nếu bạn đang băn khoăn vấn đề này thì đây là bài viết dành cho bạn. Hãy cùng Vài Điều Hay tìm hiểu ngay nhé!
Chắc hẳn ai cũng từng nếm trải qua cảm giác thiếu thốn thời gian để xử lý công việc trong đời sống. Cho dù bạn là ai và làm công việc gì đi chăng nữa, nhiều lúc bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức vì phải chạy đua với thời gian cũng như là nhịp độ của cuộc sống. Tuy nhiên không phải ai cũng như vậy.
Trong cuộc sống đâu đó bạn sẽ gặp những con người thảnh thơi ngồi chơi xơi nước mà vẫn thành công và cân bằng được cuộc sống. Cũng là chừng ấy thời gian, cũng là chừng ấy mảnh ghép của cuộc sống. Vậy tại sao lại có sự khác biệt to lớn đến thế.
Chúng ta cần nhận thức một điều rằng sự công bằng nhất trên cuộc đời này chính là thời gian, một ngày của mỗi người đều có 24 tiếng. Sự thảnh thơi của một người không đến từ việc có nhiều thời gian hơn người khác; hay được sinh ra với tài năng thiên bẩm, mà cốt yếu đến từ kỹ năng quản lý thời gian!
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Bất kể lĩnh vực gì cũng cần có kỹ năng, nhưng để có được kỹ năng thì bạn cần hiểu rõ được bản chất vấn đề đó. Vậy, trước khi tiếp cận tới định nghĩa “kỹ năng quản lý thời gian”, bạn cần hiểu rõ quản lý thời gian là gì.
Quản lý thời gian là khả năng bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả, năng suất và hoàn thành không chỉ những công việc hằng ngày mà còn cả những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống của bạn.
Nó có nghĩa là biết sự khác biệt giữa bận rộn và hiệu quả: Khi bạn bận rộn, tâm trí của bạn bận tâm với danh sách việc cần làm của mình, bỏ qua từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không tập trung vào bất cứ điều gì. Khi bạn làm việc hiệu quả, bạn có kế hoạch giải quyết mọi thứ bạn cần làm và bạn có thể tập trung tối đa vào mục tiêu của mình.
Từ đó bạn có thể thấy rằng: “Kỹ năng quản lý thời gian thực không chỉ là lập kế hoạch hằng ngày hoặc viết ra danh sách việc cần làm vô tận mà dường như chỉ dài hơn chứ không ngắn hơn.”
Bước đầu tiên để học cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian là nhận ra rằng đó là một trò chơi trí óc mà ai cũng có thể thành thạo – và bạn sẽ được đền đáp gấp mười lần cho sự đầu tư thời gian và năng lượng của mình.
2. Tại sao kỹ năng quản lý thời gian lại quan trọng?
2.1. Giảm áp lực
Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giảm căng thẳng
Câu chuyện bị những chiếc deadline “dí” chắc hẳn đã không còn xa lạ với các bạn đã đi làm, hay kể cả sinh viên. Việc chậm deadline bị cấp trên phê bình, hay deadline “dí” khiến bạn phải thật căng não, quay cuồng sẽ khiến bạn rơi vào trạng thái căng thẳng, mệt mỏi. Lâu dần sẽ stress, ảnh hưởng đến sức khỏe, tâm lý.
Không chỉ người đi làm, đi học mà những bà nội trợ cũng thường quay cuồng với ti tỉ công việc không tên. Điều đó khiến họ mệt mỏi, áp lực, thậm chí sinh ra cáu gắt và ảnh hưởng tới hạnh phúc gia đình.
Vậy nên, việc quản lý thời gian thật cần thiết đúng không nào? Quản lý tốt thời gian sẽ giúp bạn phân bổ công việc hợp lý và đánh bay tình trạng “quá tải”. Làm việc có kế hoạch giúp bạn cảm thấy thoải mái và có những suy nghĩ tích cực hơn về cuộc sống.
2.2. Tạo sự cân bằng
Kỹ năng quản lý thời gian giúp tạo cân bằng trong cuộc sống
Sự nghiệp, gia đình, bạn bè,… đó là tất cả những thứ bạn phải “gánh” trong cuộc sống. Nhiều người cho rằng cuộc sống là đánh đổi, là có được cái này và mất cái kia. Minh chứng rất rõ khi bạn thấy có rất nhiều gia đình cha mẹ quan tâm sự nghiệp và ít quan tâm tới con cái.
Và đó cũng là suy nghĩ của mình, nhưng là mình của 2-3 năm về trước. Mình đã thực sự thay đổi khi thấy bản thân mình có thể cân bằng được tất cả, còn có thêm thời gian của riêng mình nữa chứ.
Việc tự lập cho mình một quỹ thời gian đã giúp cuộc sống mình thay đổi. Không chỉ tạm biệt căng thẳng, mệt mỏi mà giờ đây mình đã có thể vừa đi làm, lo cho gia đình, quan tâm tới bạn bè, giành thời gian cho bản thân, thậm chí còn có công việc part-time nữa đó.
2.3. Nâng cao hiệu quả công việc
Luôn ở trong trạng thái stress bạn sẽ không đưa ra được những quyết định đúng đắn. Điều đó ảnh hưởng vô cùng tiêu cực tới cuộc sống của bạn và giảm năng suất công việc.
Đây là lúc kỹ năng quản lý thời gian phát huy tác dụng. Có kỹ năng quản lý thời gian tốt, thời gian được sử dụng khoa học và hiệu quả sẽ giúp bạn giảm áp lực công việc và đưa ra những quyết định sáng suốt. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
3. Quy trình quản lý thời gian hiệu quả
Quy trình quản lý thời gian hiệu quả
Để có được quỹ thời gian khoa học, hiệu quả và tối ưu nhất bạn cần phải có trình tự rõ ràng. Hãy làm theo trình tự 3 bước dưới đây nhé. Đây là cách mình đã sử dụng hằng ngày và vô cùng hiệu quả đó.
3.1. Xác định mục tiêu
Việc xác định mục tiêu vô cùng quan trọng. Đây là “nền móng” của tất cả những công trình. Trước khi thực hiện điều gì bạn luôn cần xem xét mục tiêu mà mình đang hướng tới là gì. Từ đó xác định được những công việc cần làm.
Bước này giúp bạn đi đúng hướng và không bị sao nhẵng thời gian, công sức.
3.2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch
Kỹ năng quản lý thời gian: bước 2. lập kế hoạch hiệu quả
Khi đã xác định được mục tiêu, những việc cần làm, tiếp đến bạn cần phải xác định thứ tự của các công việc. Bạn sẽ thấy rõ được đâu là việc bạn cần làm lúc này, việc nào trước, việc nào sau và bắt đầu từ đâu.
Sau đó, hãy lập cho mình một bảng kế hoạch chi tiết, càng chi tiết càng tốt. Bạn nên lập bảng kế hoạch theo tuần, theo tháng, theo quý và theo năm. Việc làm này sẽ giúp bạn biết được bạn đang ở vị trí nào và theo dõi được tiến độ làm việc.
3.3. Tổng kết công việc
Nhiều người sẽ bỏ quên bước này. Khi hoàn thành xong công việc, bạn sẽ xuất hiện tâm lý muốn nghỉ ngơi và bỏ qua bước cuối cùng. Nhưng không, việc tổng kết lại các công việc cho biết mức độ hoàn thành, tiến độ và mục tiêu tiếp theo. Chính vì vậy đây là bước không thể bỏ qua nhé. Bạn có thể tổng kết công việc theo các mức thời gian của bảng kế hoạch.
4. Cách cải thiện và rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất
4.1. Bày trí nơi làm việc ngăn nắp
Bày trí nơi làm việc ngăn nấp nâng cao hiệu quả của kỹ năng quản lý thời gian
Để có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quy trình làm việc khoa học, trước tiên hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ nhặt nhất. Bày trí bàn làm việc có vẻ không liên quan lắm. Nhưng hãy tin mình.
Nơi làm việc là một trong những yếu tố phản ảnh tính cách của bạn. Khi nhìn vào những gì bạn sắp xếp chúng, đối phương có thể nhìn ra được tính cách của bạn.
Không những thế, một nơi làm việc ngăn nắp, gọn gàng sẽ đem lại cho bạn rất nhiều cảm hứng làm việc đó.
4.2. Chia nhỏ các công việc
Khi bạn nhìn nó với góc độ đó là cả một núi công việc khổng lồ thì yên tâm rằng bạn vẫn sẽ giải quyết được nó. Đừng nản lòng. Để chinh phục dãy núi này, hãy chia nhỏ nó ra.
Hành động chia nhỏ công việc, sau đó làm dần, làm dần. Bạn đang thực hiện thao tác tích tiểu thành đại. Đến một lúc nhất định nào đó, khi nhìn lại, bạn sẽ rất ngỡ ngàng vì những gì mình đã thực hiện được đó.
Đây chính là một hành động của bước xác định công việc và lập kế hoạch trong kỹ năng quản lý thời gian đó.
4.3. Tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục vấn đề gây lãng phí thời gian
Để giải quyết bất kì rắc rối gì trước tiên phải tìm được nguyên nhân. Nguyên nhân là gốc rễ của mọi vấn đề. Hiểu rõ được nguyên nhân bạn mới có thể giải quyết nó một cách triệt để.
Nếu bạn muốn có một quỹ thời gian khoa học, quản lý được thời gian hiệu quả thì hãy tìm ra nguyên nhân dẫn đến việc lãng phí thời gian nhé. Sau đó, bạn sẽ tìm ra được cách giải quyết đó.
4.4. Tập trung
Sự tập trung – yếu tố quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian
Bất cứ công việc gì cũng cần sự tập trung. Để tránh lãng phí thời gian, sao nhẵng công việc và không đạt hiệu quả cao thì hãy tập trung nhé.
Nếu bạn có những kỹ năng quản lý thời gian nhất định nhưng mất đi sự tập trung thì điều đó cũng là vô nghĩa.
4.5. Nỗ lực học hỏi
Thế giới không ngừng phát triển, nếu bạn chỉ dậm chân tại chỗ thì thật đáng lo ngại. Bạn luôn ỷ lại rằng mình có mục tiêu, có kế hoạch, có kỹ năng quản lý thời gian. Nhưng theo thời gian bạn không học hỏi, không cập nhật theo xu hướng thì những gì bạn làm cũng chỉ vô nghĩa.
Bởi vậy, hãy không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, kỹ năng cho bản thân. Đừng để nỗ lực, thời gian, công sức và cuộc sống của mình trở nên có ích.
Bạn có thể học hỏi thêm một số lĩnh vực như công nghệ, viết lách, hay trau dồi thêm vốn tiếng Anh cũng là một sự lựa chọn không tồi.
Xem thêm:
4.6. Sử dụng công nghệ
Sử dụng công nghệ – tối ưu kỹ năng quản lý thời gian
Như mình vừa đề cập tới, với sự bùng nổ của công nghệ số, ngày nay đã cho ra nhiều thiết bị điện tử đa dạng, các chức năng hữu ích. Đó là một trong những ưu điểm của thời đại ngày nay.
Hãy biết tận dụng điều đó. Ngày nay có rất nhiều ứng dụng, trang web giúp bạn quản lý thời gian một cách dễ dàng, khoa học và tiện lợi. “Đừng chỉ biết làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh”.
4.7. Nghỉ ngơi
Nếu điều này có vẻ phản trực giác – thì không phải vậy. Những người thành công nhất trên thế giới biết tầm quan trọng của việc chăm sóc bản thân. Warren Buffett chơi cầu và tập đàn ukulele khi rảnh rỗi. Oprah Winfrey thiền định. Simon Cowell trèo cây và xem phim hoạt hình! Vấn đề là, đôi khi điều tốt nhất bạn có thể làm là cho bộ não của bạn tạm dừng công việc đang làm.
Cho dù bạn đi nghỉ ở Hawaii hay đi dạo vào giờ ăn trưa quanh tòa nhà văn phòng của mình, thì việc nghỉ ngơi sẽ giúp não bạn có cơ hội thiết lập lại. Nó làm tăng khả năng sáng tạo và sự tập trung và dẫn đến việc giải quyết vấn đề tốt hơn.
Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để cải thiện việc quản lý thời gian và bạn cảm thấy mình đã cố gắng hết sức, hãy bước ra xa trong một hoặc hai phút. Bạn sẽ trở lại với sự tập trung và sức sống mới.
4.8. Quy tắc 20
Quy tắc 20 của kỹ năng quản lý thời gian – liệu bạn đã biết?
Bạn biết khi nào bạn đang “ở trong khu vực không còn an toàn”? Bạn không thể ngăn cản. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể đến khu vực này bất cứ khi nào bạn muốn? Quy tắc 20 phút là một trong những kỹ năng quản lý thời gian mạnh mẽ nhất vì nó cho phép bạn kiểm soát điều đó.
Chuẩn bị tâm trí sẵn sàng: cho bản thân biết bạn sắp tập trung vào điều gì đó quan trọng. Chuẩn bị giải quyết công việc và đặt báo thức trong 20 phút. Cho đến khi chuông báo thức của bạn đổ chuông, hãy thực hiện công việc đó mà không có bất kỳ sự phân tâm nào. Khi chuông báo thức kêu, hãy quyết định xem bạn sẽ tạm dừng công việc hay hoàn thành nó. Hãy nghỉ ngơi một chút, sau đó quay lại với công việc đó. Lặp lại quá trình cho đến khi công việc hoàn tất.
Thực hiện các công việc của bạn trong 20 phút này giúp bạn thu hút mình vào khu vực cần thiết, thay vì hy vọng rơi vào tình cờ. Theo thời gian, bạn sẽ có thể tự đi vào suy nghĩ này mà không cần đến sự trợ giúp của bộ đếm thời gian.
KẾT LUẬN
Thời gian là thứ quý giá nhất của cuộc sống này. “Thời gian là vàng, là bạc”, nhưng theo mình thời gian còn quý hơn cả vàng, bạc. Vì đó là những thứ mất đi có thể kiếm lại được. Thế nhưng, thời gian nào có thể quay lại, thời gian nào có chờ đợi ai bao giờ.
Chính vì lẽ đó đừng để thời gian trôi qua một cách vô nghĩa, đừng để hối tiếc vì những việc đã qua, hãy tận dụng thời gian một cách thông minh nhất bạn nhé. Chúc mừng bạn vì bạn đã có được những kỹ năng quản lý thời gian “HOT” nhất, hiệu quả nhất!
Với những thông tin trên, Vài Điều Hay hy vọng đã đem lại cho bạn những thông tin bổ ích và thú vị. Chúng mình sẽ rất vui khi bạn có thể phản hồi cho mình biết sự hữu ích của những gì chúng mình đem lại đối với bạn đó.
‼️Đừng quên tham gia hội Chuyện Học Chuyện Hành Để truy cập kho thư viện “Siêu To Khổng Lồ” miễn phí và cập nhật các kiến thức mới nhất cũng như thảo luận cùng chúng mình. Cheers!
Xem thêm:
Keywords:
kỹ năng quản lý thời gian,
quản lý thời gian,
quản lý thời gian hiệu quả,
thời gian khoa học,
rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian,
nâng cao kỹ năng quản lý thời gian
