Chia sẻ bạn về kỹ năng lập kế hoạch cũng như các bước lập bản kế hoạch hiệu quả!
Để có thể hoàn thành các công việc đúng thời hạn và đạt kết quả cao, một trong những chìa khóa cho vấn đề này là sở hữu kỹ năng lập kế hoạch tốt. Vậy, kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm sao để lập một bản kế hoạch hiệu quả? Hãy cùng Vài điều hay tìm hiểu về kỹ năng lập kế hoạch dưới đây nhé!
1. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết trong cuộc sống
Trong cuộc sống, mỗi cá nhân sẽ có những mong muốn, dự định và mục tiêu khác nhau của mình. Vậy nên, bất cứ ai trong chúng ta cũng cần có “Bản kế hoạch cuộc đời” cho chính mình. Tùy theo từng giai đoạn và hoàn cảnh, chúng ta có các bản kế hoạch theo thời hạn (ngắn hay dài hạn) hoặc theo từng công việc với chủ đích khác nhau (theo mong muốn, ý định, mục đích,..).
Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng kiểm soát được các khối lượng công việc khác nhau trong cùng một quỹ thời gian cụ thể, là kỹ năng phác thảo chi tiết các đầu việc quan trọng để thực hiện chúng. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng cần thiết mà bất cứ ai cũng cần trang bị và rèn luyện mỗi ngày.
Nói cách khác, kỹ năng lập kế hoạch là việc sắp xếp, ghi chú theo lịch trình các công việc, nhiệm vụ theo thời hạn rõ ràng, được ấn định mục tiêu cụ thể kèm theo những hành động, phương pháp thực hiện để theo đuổi, hoàn thành mục tiêu ấy. Một bản kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn có thể chuẩn bị tốt hơn những công việc cần làm, thực hiện mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất.
Giống như việc bạn đang chuẩn bị lịch trình để đi đến 1 thành phố xa lạ chỉ trong 2 ngày. Điều gì sẽ xuất hiện trong đầu của bạn? Đó ắt hẳn là các món ăn mà bạn muốn thưởng thức; các địa điểm đẹp mà bạn muốn ghé thăm; các cửa hàng mà bạn muốn mua sắm;… Nhưng mà thật khó để làm hết những điều ấy nếu bạn chỉ ra đường và lần mò một cách ngẫu nhiên.
Thay vì vậy, việc lập kế hoạch trước chuyến đi sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Đồng thời bạn sẽ không cảm thấy hối tiếc vì đã thưởng thức thành phố một cách trọn vẹn và đầy đủ nhất thông qua việc tìm hiểu và lập kế hoạch trước đó. Do đó, kỹ năng lập kế hoạch có vai trò rất lớn quyết định đến hiệu suất của bất kỳ công việc nào mà bạn tham gia.
Xem thêm:
2. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch
Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng lập kế hoạch chính là chìa khóa xây dựng thành công trong cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Lập kế hoạch là yếu tố tiên quyết và cũng là công việc đầu tiên trong bất cứ công việc nào. Nếu mà bạn là fan chân chính của các bộ phim hành động thì hẳn bạn cũng không lạ lùng gì khi thấy các phân cảnh có các nhân vật ngồi họp bàn cùng nhau trước khi bắt tay “vào công chuyện”.
Thông qua việc rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, việc phác thảo những đầu việc chi tiết và đầy đủ giúp bạn xác định rõ những công việc cần phải làm theo từng mức độ ưu tiên triển khai và phân bổ thời gian thực hiện hợp lý. Từ đó, các công việc được thực hiện một cách trơn tru và đồng bộ. Và quan trọng nhất là các đầu việc đều được triển khai một cách triệt để và tránh tình huống bị bỏ sót.
Nhờ vào kỹ năng lập kế hoạch, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm thời gian làm việc, nâng cao năng suất và hoàn toàn chủ động xử lý các tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Tựu chung, sở hữu kỹ năng lập kế hoạch tốt sẽ giúp bạn đạt được một số lợi ích như:
- Điều chỉnh, sắp xếp các công việc một cách hợp lý, cân đối thời gian biểu khoa học, giúp bạn tránh được tình trạng bị stress, căng thẳng vì quá tải công việc.
- Giúp tăng cường sự cẩn thận, giúp xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và đánh giá công việc theo cách chuẩn xác nhất. Bạn sẽ nhận ra công việc đang làm đã đạt yêu cầu hay chưa thông qua bản kế hoạch công việc cụ thể. Từ đó giúp đề xuất những giải pháp để điều chỉnh và khắc phục những sai sót đó.
- Khi đã lập được bản một bản kế hoạch chi tiết, khả năng tập trung của bạn sẽ được cải thiện đáng kể bởi khi đó, bạn hoàn toàn chú trọng mọi công sức, nguồn lực của mình vào mục tiêu đã đề ra trong bản kế hoạch để hoàn thành nó theo cách hiệu quả nhất.
- Rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch cũng là một trong những cách tôi luyện cho bộ não tốt nhất. Kỹ năng này giúp bạn có thể phát triển tư duy theo cách có hệ thống, giúp bạn tăng khả năng phản xạ, ứng phó trước các tình huống có thể xảy trong tương lai.
- Cải thiện sự hợp tác hiệu quả. Trong quá trình làm việc, kỹ năng lập kế hoạch giúp thúc đẩy tinh thần hợp tác, liên kết vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có vai trò và trách nhiệm riêng của họ. Từ đó giúp công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả hơn rất nhiều.
- Việc lập bản kế hoạch cụ thể chính là bước phác thảo các công việc chi tiết nhất. Qua đó, bạn có thể nắm rõ những phần việc cần phải thực hiện và tiến hành mục tiêu hiệu quả trong thời gian ngắn nhất
- Xây dựng kế hoạch cụ thể giúp tạo động lực để đạt được mục tiêu mong muốn. Khi bạn lên kế hoạch cụ thể mỗi ngày, bạn sẽ không còn ỷ lại hay mắc phải “căn bệnh trì hoãn” nữa. Do đó, việc lên kế hoạch mỗi ngày giúp thúc đẩy bản thân làm việc nhiều hơn để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Nhờ kỹ năng lập kế hoạch cụ thể mà mọi công việc trở nên rõ ràng hơn. Như vậy, bạn có thể theo dõi được tiến trình thực hiện của từng phần việc mỗi ngày có đúng như mục tiêu đề ra hay chưa và dễ dàng thay đổi phương pháp, tăng tốc xử lý hiệu qua hơn.
3. Các yếu tố cần thiết trong một bản kế hoạch hoàn chỉnh
Kỹ năng lập kế hoạch không phải là một điều gì đó quá cao siêu mà nó hoàn toàn phụ thuộc vào các biến số nhất định. Các biến số này thay đổi tùy thuộc vào từng công việc và nội dung. Tuy nhiên bạn có thể nắm bắt một cách dễ dàng để ứng dụng vào trong cuộc sống và công việc của mình.
Để lập được một bản kế hoạch hoàn chỉnh, bạn cần ghi đầy đủ các yếu tố sau đây:
- Mục tiêu công việc
- Nội dung, phương pháp thực hiện
- Địa điểm, thời gian và người tham gia hực hiện công việc
- Khả năng, cách thức thực hiện
- Phương pháp đánh giá kế hoạch
Khi đã nắm chắc 5 biến số này, chúng ta cần rèn luyện và đưa chúng vào công việc và cuộc sống của chúng ta theo các bước trong phần tiếp theo.
4. 05 bước lập kế hoạch hiệu quả, chi tiết nhất
Các bước rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch
4.1. Xác định mục tiêu kế hoạch
Đây là bước đầu tiên, cũng là bước quan trọng nhất của việc lập kế hoạch bởi nó quyết định tới 90% sự thành công hay thất bại của kế hoạch được đề ra. Vậy nên, trước khi thực hiện một kế hoạch nào đó, hãy làm rõ ràng những đánh giá sau đây:
- Lý do bạn muốn làm kế hoạch này?
- Kế hoạch này quan trọng thế nào đối với bạn?
- Bạn đạt được gì khi thực hiện kế hoạch?
Việc xác định được mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung cao độ, sử dụng toàn bộ thời gian và tâm huyết của mình cho công việc đó. Chính sự quyết tâm cao độ với đích đến cụ thể sẽ giúp kế hoạch nhanh thuận lợi và thành công.
Tuy nhiên, việc đặt ra các mục tiêu và thực hiện chúng cũng cần phù hợp với mong muốn và khả năng của bạn.
Giả sử, bạn đang là một học sinh Trung bình nhưng bạn mong muốn đạt danh hiệu học sinh Giỏi chỉ trong vòng 03 tháng tới, đó hoàn toàn là điều không thể bởi bất cứ mục tiêu nào cũng cần có thời gian nhất định để thực hiện chúng.
Chính vì vậy, bạn cần cân đối mục tiêu với với khả năng và hoàn cảnh phù hợp. Đừng đặt ra những mục tiêu quá cao trong thời gian ngắn mà bạn biết mình khó có thể thực hiện được bởi điều này sẽ khiến bạn bị áp lực, nản chí, khó phát huy được khả năng của mình.
Ngược lại, cũng đừng đặt ra các mục tiêu quá thấp sẽ gây lãng phí thời gian, công sức mà hiệu quả đạt được cũng không hề xứng đáng với khả năng của bạn.
4.2. Xác định nội dung của bản kế hoạch
Sau khi đã xác định rõ mục tiêu cần thực hiện, tiếp theo cần xác định nội dung của kế hoạch đã đề ra.
Như đã đề cập ở nội dung trên, ngoài các yếu tố chung cần có, bản kế hoạch đầy đủ còn cần những nội dung chi tiết hơn như:
- Kế hoạch cụ thể cần phải làm những gì?
- Cần phải chuẩn bị những tài liệu/phần việc nào liên quan để thực hiện kế hoạch?
- Kết quả cần đạt được là gì?
- Nguồn lực hỗ trợ cho kế hoạch là gì?
Nguồn lực ở đây có thể hiểu là tài chính, con người, hoặc thiết bị hỗ trợ công việc,… Việc vạch ra các nội dung chính sẽ là la bàn cho các công việc triển khai về sau. Chính vì thế, bạn cần nghiêm túc nghiên cứu và xây dựng nội dung cho bản kế hoạch một cách kỹ lưỡng.
4.3. Sắp xếp các công việc theo tính khả thi
Bất cứ ai cũng sẽ có những bản kế hoạch ngắn hạn và dài hạn tùy theo từng cột mốc và định hướng của một dự án. Việc lập kế hoạch giúp bạn có cái nhìn tổng quan cũng như phân chia khối lượng công việc theo từng giai đoạn một cách rõ ràng và chi tiết hơn.
Ví dụ, khi có rất nhiều các đầu việc cần làm, bạn có thể chia chúng ra thành từng nhóm khác nhau như: Nhóm công việc cần thiết, công việc cấp bách, công việc quan trọng hay nhóm công việc không khẩn cấp (có thể làm sau sau), công việc thứ yếu,.. Từ đó ta có thể ổn định thời gian làm việc và thực hiện lần lượt các công việc theo kế hoạch đã đề ra một cách hợp lý nhất.
Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm những bất lợi, khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm giải pháp khắc phục. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc thực hiện kế hoạch, tăng khả năng ứng phó với các tình huống bất ngờ.
4.4. Tập trung thực hiện kế hoạch
Khi đã xác định được mục tiêu và những nội dung đầy đủ của một kế hoạch cụ thể cần có, việc của bạn lúc này là dồn tâm sức vào kế hoạch đó. Hãy tập trung toàn bộ thời gian, tâm huyết, khả năng và nỗ lực của mình để thực hiện mục tiêu quyết liệt nhất trong thời gian quy định.
Duy trì sự tập trung vào bản kế hoạch của bạn
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, bạn cũng đừng quên cân đối giữa làm việc và nghỉ ngơi, tránh tình trạng để bản thân căng thẳng, gây ảnh hưởng tới sức khỏe và hiệu suất làm việc
4.5. Đánh giá, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch
Bạn cần duy trì sự quyết tâm với kế hoạch đã đề ra. Cốt lõi của kỹ năng lập kế hoạch chính là sự nỗ lực, bền bỉ, không ngừng hoàn thiện và cố gắng.
Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện mục tiêu, bạn cần theo sát những công việc theo bản kế hoạch chi tiết đã đề ra ban đầu. Hãy dùng các phương pháp như báo cáo tiến độ, so sánh đối chiếu, để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng thời hạn và đạt hiệu quả như mong đợi.
Một mẹo nhỏ trong việc lập kế hoạch là ngoài đánh giá kế hoạch theo cách tổng quan, bạn có thể chia ra đánh giá kế hoạch đó theo từng mốc thời gian cụ thể hơn, như theo tuần/tháng/từng kỳ.
Việc này sẽ giúp bạn có thể xây dựng bản kế hoạch chi tiết và cập nhật thường xuyên tiến độ kế hoạch qua từng giai đoạn, đồng thời giúp bạn rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch, nâng cao kiến thức và có thể giải quyết tất cả những công việc một cách hiệu quả, hợp lý nhất.
Lời kết
Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng quan trọng nhất, đặc biệt trong xã hội hiện đại ngày nay. Để có thể thành công trong cuộc sống, cần rèn luyện, nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả. Với những thông tin trên đây, Vài Điều Hay hy vọng đã đem đến cho bạn những thông tin bổ ích, giúp bạn tự tin và có động lực rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả hơn.
‼️Đừng quên tham gia hội Chuyện Học Chuyện Hành Để truy cập kho thư viện “Siêu To Khổng Lồ” miễn phí và cập nhật các kiến thức mới nhất cũng như thảo luận cùng chúng mình. Cheers!
Key words:
kỹ năng lập kế hoạch,
lập bản kế hoạch hiệu quả,
kỹ năng lập kế hoạch là gì,
các bước lập kế hoạch,
lập bản kế hoạch,
